E-Commerce: Geschäftsprozesse digitalisieren

Digitaler Wandel – kaum ein Unternehmen kommt noch daran vorbei. Dabei geht es nicht nur um Innovation. Viele Prozesse und Arbeitsabläufe lassen sich mithilfe der Digitalisierung deutlich vereinfachen und verbessern. Wie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen funktioniert, welche Anforderungen es gibt und welche Möglichkeiten die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Händler im E-Commerce bietet, erklären wir hier.

Firmen sind tagtäglich mit der Abwicklung von Prozessen beschäftigt, die der Erfüllung ihrer Unternehmensziele dienen. Meist müssen dabei zahlreiche miteinander verknüpfte Aufgaben in einer Prozesskette bewältigt werden, mit dem Zweck, dem Kunden am Ende eine (neue) Dienstleistung oder ein Produkt zur Verfügung zu stellen. Geschäftsprozesse werden häufig nicht nur von einer Abteilung oder einem Team abgewickelt, sondern übergreifend. Sie verfolgen ein gemeinsames Ziel und beeinflussen sich gegenseitig. Bei diesem Informationsaustausch entsteht eine riesige Datenmenge, die zunehmend unüberschaubarer wird. Was früher noch papierbasiert funktionierte, muss heute anders gelöst werden, um effizient zu sein.

Schon immer war es der Antrieb des Menschen, Abläufe und Prozesse immer weiter zu vereinfachen, um sie nutzbringender und wirkungsvoller zu gestalten. Das gilt auch für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Laut dem Leitfaden zum Reifegradmodell Digitale Prozesse 2.0 vom Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche Bitkom e.V. verfolgt die Digitalisierung vor allem das Ziel.

Digitalisierung Geschäftsprozesse – die Vorteile auf einen Blick:

• • Routineabläufe automatisieren

• • Informationen sicher übermitteln

• • Arbeitsabläufe effizienter abwickeln

• • Medienbrüche abschaffen

• • Fehlerquote verringern

• • Papier, Zeit und Kosten sparen

• • Nachhaltigkeit steigern

• • Wirtschaftlichkeit und Produktivität steigern

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es also vor allem darum, betriebliche Abläufe mithilfe digitaler Möglichkeiten immer weiter zu optimieren und effizienter zu gestalten. Dies fängt an bei der Umwandlung analoger, papiergestützter Prozesse in digitale also elektronisch automatisierte Daten und geht weiter, indem bereits digitalisierte Medien mithilfe von Softwarelösungen in automatisierte Prozesse integriert werden können oder bereits digitalisierte Prozesse noch weiter automatisiert werden, um sie immer stärker zu vereinfachen oder zu beschleunigen.

Vor allem bei wiederkehrenden Routineabläufen, die sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig sind, bietet sich dies an. So beispielsweise bei der immer gleich ablaufenden Übertragung von Daten etwa in der Buchhaltung, der elektronischen Rechnungsstellung, der Auswertung von Unternehmensdaten oder der automatisierten Übermittlung von Jahresabschlüssen.

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollte man strukturiert vorgehen und auf eine gute Planung setzen. Dabei ist es auch wichtig, die eigenen Mitarbeiter in die Umsetzung einzubeziehen und entsprechend zu schulen. Für eine erfolgreiche Umsetzung kommt es auf folgende 5 Punkte besonders an:

1. Ist-Zustand: Im ersten Schritt gilt es, die eigenen Prozesse aufzulisten und zu hinterfragen.
2. Identifizierung/Findungsphase: Hier müssen Prozesse identifiziert werden, bei denen besonderer Bedarf zur Optimierung besteht und die sich für eine Digitalisierung eignen. Geklärt werden sollte: Was muss im Vorfeld beachtet werden? Welche Anforderungen müssen erfüllt werden? Gibt es Hürden?
3. Konkrete Ziele: Hier gilt es, stets im Blick zu behalten, was das Unternehmen mithilfe des Digitalisierungsprozesses erreichen möchte und sich danach auszurichten.
4. Praktische Umsetzung: Lösungen sind gefunden, Prozesse werden optimiert, in die eigenen Abläufe integriert und unternehmensübergreifend vernetzt.
5. Prüfung: Hat alles funktioniert? Lassen sich Erfolge messen? Wie kommen die Mitarbeiter mit den neuen Abläufen zurecht? Wo muss nachgebessert werden? Welche Erfahrungen und Learnings gab es bei der Umsetzung im Hinblick auf künftige Projekte?

Auch im E-Commerce tätige Unternehmen sollten ihre Geschäftsprozesse ständig auf den Prüfstand stellen und die Chancen zur weiteren Digitalisierung und Vereinfachung immer stärker ausschöpfen. Besondere Herausforderungen in diesem Bereich liegen laut Unternehmensbefragung „Payment- und Finanzprozesse im B2B-E-Commerce“ von ibi research (Universität Regensburg), die in Zusammenarbeit mit Creditreform durchgeführt wurde, bei der Einbindung von Neukunden sowie im Payment- und Finanzbereich von Unternehmen.

Beliebtester Verkaufskanal im B2B-E-Commerce der befragten Unternehmen ist laut Studie der eigene Online Shop. Hier sollen nicht nur Bestandskunden bedient, sondern auch Neukunden gewonnen werden. Gerade beim Onboarding neuer Kunden ist ein hoher Automatisierungsgrad von Vorteil, damit Medienbrüche und Fehler bei der Datenübertragung verhindert werden können. Hier allerdings zeigte sich, dass nur 40 Prozent der befragten Unternehmen ihre Neukunden vollständig automatisch im Online Shop registrieren und 45 Prozent auf einen teilweise automatischen Prozess setzen, bei dem eine manuelle Nachbearbeitung durch den Kundenservice erforderlich ist.

Auch der Faktor Zeit ist beim Onboarding von Neukunden nicht zu verachten. Mit einer entsprechenden Automatisierung können Unternehmen hier eine Menge Zeit und Kosten sparen:

Wenn es um die Vermeidung von Risiken geht, ist eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen ebenfalls besonders wichtig, denn vor allem bei Geschäftsbeziehungen gilt der Grundsatz: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Unbezahlte Rechnungen und damit auch Ausfallrisiken für Geschäftsleute gibt es in allen Branchen. Nicht immer können sich Geschäftspartner darauf verlassen, dass erbrachte Leistungen auch entsprechend bezahlt werden. Das gilt nicht nur für noch unbekannte Kunden – auch Bestandskunden lassen sich aktuell häufig nur schwer einschätzen. Um die eigene Liquidität nicht zu gefährden, ist es unerlässlich, sein Risikomanagement darauf abzustimmen und sich über sein Gegenüber zu informieren. Dies gilt auch für Geschäftsprozesse im E-Commerce. Doch wie die Studie von ibi research zeigt, werden die Möglichkeiten der Digitalisierung in diesem Bereich ebenfalls noch zu selten genutzt:

Automatisierte Bonitätsprüfungen können hier die Lösung sein – nicht nur bei Neukunden, sondern auch bei bestehenden Kundenbeziehungen. Neukunden können beispielsweise schon bei der Registrierung – also unmittelbar nach ihrer Anmeldung im Shop auf ihre Bonität und Kreditwürdigkeit überprüft werden, indem relevante Geschäftsparameter abgefragt werden. Dazu gehören etwa Informationen zum Firmenalter, zur Branche oder zur jeweiligen Rechtsform. Dabei können auch Angaben zur Bonität und zum empfohlenen Kreditlimit abgefragt werden. So erhalten Unternehmer frühzeitig ein umfassendes Bild von ihrem Geschäftskunden. Darüber hinaus können sie auch nach eigenen Vorgaben automatisiert entscheiden, ob und in welcher Höhe ein Kauf durchgeführt werden darf.

Der Kauf auf Rechnung ist nach wie vor eine der beliebtesten Zahlungsarten im B2B und wird entsprechend von den meisten B2B-Kunden beim Einkauf erwartet. Vor allem bei Neukunden bieten viele Händler diese Option allerdings nicht an, sondern setzen auf die Zahlungsart Vorkasse. Denn dies ist eine sichere Zahlart im Vergleich zum Rechnungskauf, bei dem immer das Risiko eines Zahlungsausfalls mitschwingt. Auf der anderen Seite verwenden Käufer die Vorkasse nicht gerne und die Gefahr besteht, dass sie den Kaufvorgang abbrechen und nach einem anderen Anbieter suchen, der ihnen den Rechnungskauf ermöglicht. Eine Lösung bieten hier sogenannte B2B-Risikochecks, mit deren Hilfe eine zuverlässige Prognose zu einem eventuellen Zahlungsrisiko aufgezeigt wird und so die Möglichkeit geboten wird, die angebotenen Zahlarten genau zu steuern. Auf einen Blick ist für den Händler erkennbar, welchem Kunden er den Kauf auf Rechnung anbieten kann und wer besser alternative Zahlarten angeboten bekommen sollte. Umfangreiche Reportings geben zudem einen optimalen Einblick über das Ergebnis der weiteren Prüfungen. Der B2B-Rechnungskauf kann auch zusätzlich mit einer Zahlungsgarantie abgesichert werden, die dann eintritt, wenn eine Zahlung doch einmal ausbleiben sollte.

Immer noch gibt es Unternehmen, die über keinen eigenen Online Shop verfügen. Viele Kunden setzen inzwischen aber voraus, dass Online Zahlungen möglich sind, um ihre Bestellung zügig abschließen zu können. Auch dies ist im Zuge der Digitalisierung von Geschäftsprozessen keine unüberwindbare Lücke: Mit dem Bezahlsystem Pay by Link ist die Bestellung und Zahlung auch ohne eigenen Online Shop oder eigene Website umsetzbar. Über ein Händler-Backend können Anbieter unkompliziert und schnell einen Link zu einer eigens angelegten Zahlungsseite generieren. Diese kann mit eigenem Logo und Wording ganz individuell gestaltet werden. Nach der Bestellung kann der Händler den Link einfach an den Käufer übermitteln – etwa per SMS, E-Mail oder Whatsapp. Ist die Zahlung erfolgt, wird der Händler entsprechend im Backend informiert.

Für alle, die bereits digital gut aufgestellt sind, die einen Online Shop planen oder bereits live sind, gilt es, das Risikomanagement auf die eigenen Anforderungen abzustimmen. Dazu gehört neben dem Angebot aller relevanten Zahlarten, sowie eine risikobezogene dynamische Zahlartensteuerung, nicht zuletzt auch ein genauer Überblick über sämtliche bereits abgewickelte Geschäfte. Und auch danach geht es weiter: Denn dank neuer digitaler Lösungen ist es auch möglich, mithilfe eines integrierten Debitorenmanagements, Zahlungen automatisiert zuzuordnen und darüber hinaus nach Bedarf ein abgestimmtes Forderungsmanagement anzustoßen. Sollte eine Zahlung ganz ausbleiben, ist zudem eine automatisierte Weiterleitung an Inkassoexperten möglich.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet viele Herausforderungen, aber auch genauso viele Chancen für Unternehmen, die bereit sind, digitale Innovationen zu nutzen, um ihre Arbeitsabläufe immer weiter zu optimieren. Hier gilt es, offen für neue Denkanstöße zu bleiben und sein Business immer wieder auf den Prüfstand zu stellen. Viele Geschäftsprozesse können Unternehmen mit eigenen Ressourcen oder mithilfe von spezieller Software digitalisieren. Effizienz erreicht man allerdings nur mit einem gut durchdachten Konzept. Vor allem bei der Digitalisierung von Bezahlprozessen, der Einschätzung von Kreditwürdigkeit oder notwendigen Risikoprüfungen kommt es auf Know-how an, das interne Kapazitäten häufig übersteigt und viel Erfahrung erfordert.  An dieser Stelle kommt es auf einen Partner an, der in der Lage ist, nicht nur einen Online Shop und die telefonische Bestellabwicklung zu betreuen, sondern darüber hinaus auch Geschäftspartner und Neukunden zu prüfen.

Genau hier setzt Creditreform mit seiner Plattform CrefoPay an. Hier kennt man die Herausforderungen moderner Unternehmen genau und stellt ihnen individuell passende Lösungen zur Verfügung, die sie für die digitale Transformation ihrer Geschäftsprozesse benötigen.  Ob Online Shop, telefonische Bestellabwicklung, Prüfung von Geschäftspartnern und Neukunden – all dies bietet CrefoPay über eine einzige Schnittstelle.

Mit CrefoPay steht uns eine zentrale Plattform für die Abwicklung aller relevanten Zahlungsarten zur Verfügung. Insbesondere die »unsicheren« Zahlungsarten wie Rechnung und Lastschrift können wir mit dieser Plattform eigenständig und individuell steuern. Zum einen haben wir jederzeit Einfluss auf das Risikomanagement, zum anderen sind alle Folgeprozesse von der Zahlungseingangskontrolle, über Mahnservice bis hin zum Inkasso vollständig integriert. Wir bekommen alles aus einer Hand.
Samantha Müldener, Vertriebsteam von FashionDirect.

 

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